香港公司文件（包括唯一董事决议）在内地使用需经过中国委托公证人公证及中国法律服务（香港）有限公司加章转递，否则不具备法律效力。这是基于“一国两制”下不同法律体系的衔接要求，确保文件真实、合法且符合内地使用规范。
一、香港唯一董事决议的特殊性
1.决策主体唯一性：唯一董事无需召开董事会会议，可直接签署决议文件，但需明确决议内容（如变更法人、股权转让等）及授权事项。
2.签字要求：决议需唯一董事本人签字，若无法亲自到港面签，可通过以下方式替代：
秘书公司或香港职员代办：唯一董事任命秘书公司职员或香港本地高级职员代为办理，需签署董事决议确认函及风险声明书。
3.视频会议签署：通过多方视频会议记录形成决议，所有董事（仅唯一董事时即其本人）与中国委托公证人共同签字，由其中一位签字即可。
二、香港唯一董事决议所需提供材料
①香港公司注册证书（CI）
②商业登记证（BR）
③周年申报表（NAR1/NNC1）
④最新董事及股东名册
⑤唯一董事决议书（需明确决议内容、授权事项及有权签字人）
⑥有权签字人证明书（证明唯一董事为有权签字人）
三、香港唯一董事决议公证流程：
1.准备材料：确保所有文件齐全且为原件或核证副本。
2.起草公证草稿：由香港律师根据材料起草公证草稿，并提交客户确认。
3.签署文件：通过视频会议完成签署（需公证人见证，耗时7-14个工作日）。
4.公证与转递：中国委托公证人对文件进行公证，文件加盖中国法律服务（香港）有限公司专用转递章。
办理“唯一董事决议中国委托公证”需结合公司注册地法律，境外主体通过委托公证人制度处理，境内主体可直接向公证机构申请。关键是确保决议合法、材料真实，并符合内地使用要求。
